O registro do estatuto é feito no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas (RCPJ), com a entrega do estatuto, da ata de fundação e dos documentos dos dirigentes, e é esse ato que faz a associação existir juridicamente. O roteiro tem cinco etapas: conferir os documentos, colher o visto de advogado, protocolar no cartório da sede, responder a eventuais exigências e retirar a certidão de registro para pedir o CNPJ.
O que o RCPJ faz e por que o estatuto precisa passar por ele
O RCPJ é o cartório responsável por inscrever os atos constitutivos das pessoas jurídicas que não são empresas. O art. 114, I, da Lei de Registros Públicos (Lei 6.015/1973) coloca nesse registro os estatutos das associações, das fundações e das sociedades civis, religiosas, morais, científicas ou literárias.
O registro não é formalidade. O art. 45 do Código Civil (Lei 10.406/2002) diz que a existência legal das pessoas jurídicas de direito privado começa com a inscrição do ato constitutivo no respectivo registro, e o art. 119 da Lei 6.015/1973 repete a regra. Antes do registro, o grupo pode ter reunião, ata e estatuto aprovado, mas não tem personalidade jurídica, não tem CNPJ e não tem patrimônio próprio.
Na prática, o registro também é um filtro. O oficial confere se o documento traz tudo o que o art. 120 da Lei 6.015/1973 manda declarar: denominação, fins, sede e duração; modo de administração e representação; se o estatuto é reformável; se os membros respondem subsidiariamente pelas obrigações sociais; condições de extinção e destino do patrimônio; e os nomes dos fundadores e diretores com nacionalidade, estado civil e profissão. Se faltar um desses itens, o pedido volta.
Em qual cartório registrar o estatuto
Em regra, o estatuto é registrado no RCPJ da comarca onde fica a sede declarada no próprio estatuto. É o que os cartórios informam nas suas normas gerais, e é nesse cartório que ficarão averbadas as alterações futuras, como troca de diretoria e reforma estatutária.
Dois cuidados nessa escolha:
- Não confunda com a Junta Comercial. A Junta registra empresas. Associação, fundação e organização religiosa vão ao RCPJ.
- Em cidades pequenas, o RCPJ pode dividir o mesmo ofício com outras especialidades. O nome na fachada não importa, importa que ele tenha a atribuição de RCPJ.
Documentos que o RCPJ costuma exigir
A lista exata é definida por cada cartório, com base na lei federal e nas normas da corregedoria do seu estado. A tabela abaixo usa como referência a relação publicada pelo Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas de Belo Horizonte para o registro de estatuto de associação.
| Documento | Para que serve | Base legal ou fonte |
|---|---|---|
| Estatuto social | É o ato constitutivo que será inscrito | Art. 114, I, e art. 121 da Lei 6.015/1973 |
| Ata de fundação, eleição e posse | Prova que a assembleia aprovou aquele estatuto e elegeu a diretoria | Art. 120, VI, da Lei 6.015/1973 e art. 46, II, do Código Civil |
| Lista de presença ou convocação assinada | Sustenta quem são os fundadores | Exigência de cartórios como o RCPJ de Belo Horizonte |
| Visto de advogado com número da OAB | Condição de admissão a registro | Art. 1º, § 2º, da Lei 8.906/1994 |
| Requerimento do representante legal | Pede formalmente o registro | Art. 121 da Lei 6.015/1973, dispensado no caso do § 1º |
| Documento gerado na Redesim | Integração com a inscrição no CNPJ, onde o cartório é conveniado | Exigência de cartórios conveniados, como o de Belo Horizonte |
| Firma reconhecida ou identidade dos diretores | Confere a autoria das assinaturas | Exigência de cartórios, varia por estado |
Três pontos que costumam gerar dúvida:
- Número de vias. Desde a Lei 14.382/2022, o art. 121 da Lei 6.015/1973 diz que o registro é feito com base em uma via do estatuto, apresentada em papel ou em meio eletrônico. A exigência antiga de várias vias encadernadas saiu da lei, mas alguns cartórios ainda pedem cópias extras para devolver carimbadas. Pergunte antes de imprimir.
- Requerimento. O § 1º do mesmo art. 121 dispensa o requerimento quando o representante legal já assinou o estatuto. Se o presidente eleito assinou a última folha, o pedido separado costuma ser desnecessário.
- Visto de advogado. O art. 1º, § 2º, da Lei 8.906/1994 exige que os atos constitutivos de pessoas jurídicas sejam visados por advogado para serem admitidos a registro, sob pena de nulidade. O cartório confere o nome e o número da OAB na última folha.
A ata é a peça que mais volta com exigência. Antes de montar a pasta, vale revisar o texto com o modelo comentado de ata de fundação de associação, que mostra a base legal de cada bloco.
Passo a passo do registro no RCPJ
- Pesquise o nome. Peça ao RCPJ da comarca uma busca de homonímia antes da assembleia. Descobrir um nome igual depois do protocolo significa refazer ata e estatuto.
- Confira se estatuto e ata batem. Denominação, sede, prazo de mandato e cargos precisam ser idênticos nos dois documentos. Divergência entre eles é motivo recorrente de devolução.
- Colha o visto do advogado. Nome completo e número de inscrição na OAB, na forma que o cartório pede.
- Reúna a documentação dos dirigentes. Qualificação completa de cada diretor, com os dados que o art. 120, VI, da Lei 6.015/1973 exige, e reconhecimento de firma se o seu cartório pedir.
- Gere o documento da Redesim, se o cartório for conveniado. Em cartórios integrados, o registro e a inscrição no CNPJ correm juntos. Pergunte no atendimento.
- Protocole. No balcão ou pela central eletrônica do seu estado. O protocolo recebe número de ordem e data, e é a partir dele que o cartório analisa o pedido.
- Acompanhe a análise. O cartório devolve o registro feito ou uma nota devolutiva com as exigências.
- Retire a certidão e os documentos. Com o registro feito, a associação passa a existir. Pelo art. 121, § 2º, da Lei 6.015/1973, os documentos em papel podem ser retirados em até 180 dias depois do registro ou da nota devolutiva. Passado esse prazo, o § 3º autoriza o descarte.
O custo dessa etapa é fixado pela tabela de emolumentos de cada estado, e o detalhamento de onde está o gasto, inclusive os estados que isentam entidades sem fins lucrativos, está no artigo sobre quanto custa abrir uma ONG com cartório, CNPJ e contador.
Registro eletrônico: quando dá para fazer sem ir ao cartório
Dá, na maior parte do país. O art. 121 da Lei 6.015/1973, na redação da Lei 14.382/2022, admite que o estatuto seja apresentado em meio eletrônico. O Código Nacional de Normas da Corregedoria Nacional de Justiça (Provimento CNJ 149/2023) organiza esse envio por meio de centrais de serviços eletrônicos compartilhados, uma por estado, que encaminham o pedido ao cartório competente. A porta de entrada nacional é a Central RTDPJ Brasil, mantida pelos próprios registradores.
A condição que mais trava o envio eletrônico é a assinatura. Pelo Código Nacional de Normas, os documentos eletrônicos apresentados ao RCPJ são assinados com certificado digital no padrão ICP-Brasil, salvo norma que admita outra forma de assinatura eletrônica. Um estatuto em PDF assinado com certificado de um diretor e rubricado à mão pelos demais não é um documento eletrônico válido para esse fim. Ou todos os signatários assinam digitalmente, ou o caminho é o papel.
Nota devolutiva: o que fazer quando o cartório pede correção
Nota devolutiva é o documento em que o oficial lista o que impede o registro. Ela não é recusa definitiva, é uma lista de pendências.
O art. 296 da Lei 6.015/1973 manda aplicar ao registro civil de pessoas jurídicas as regras do processo de dúvida do registro de imóveis. Por isso vale para o RCPJ o art. 198 da mesma lei: a exigência tem que ser feita por escrito, de uma só vez, de forma articulada, clara e objetiva, com data e assinatura do oficial ou preposto. O cartório não deveria devolver o pedido em rodadas, uma exigência nova a cada reapresentação.
Diante da nota, o interessado tem dois caminhos previstos no art. 198:
- Cumprir a exigência. É o caso da grande maioria das notas: qualificação faltando, prazo de mandato ausente, divergência de nome entre ata e estatuto, falta de visto.
- Pedir a suscitação de dúvida. Se a exigência parecer indevida ou impossível de cumprir, o interessado pode requerer que o título e a declaração de dúvida sejam remetidos ao juiz competente, que decide se o registro deve ou não ser feito.
Há também um caso em que o próprio oficial suscita a dúvida. O art. 115 da Lei 6.015/1973 proíbe o registro de atos constitutivos cujo objeto indique atividade ilícita ou contrária à ordem pública e aos bons costumes. Nessa hipótese, o parágrafo único manda o oficial sobrestar o registro e levar a questão ao juiz.
Fique atento ao prazo para responder. Ele é definido pelas normas locais, e perder o prazo pode cancelar o protocolo. O Registro Civil das Pessoas Jurídicas do Rio de Janeiro, por exemplo, informa que a parte tem 30 dias a partir da exigência para cumpri-la ou desistir do pedido, sob pena de cancelamento da prenotação.
Prazos que valem depois do protocolo
| Prazo | O que acontece | Fonte |
|---|---|---|
| Contagem em dias úteis | Prazos de prenotação, pagamento e atos do RCPJ correm em dias e horas úteis | Art. 9º, § 1º, da Lei 6.015/1973 |
| Prazo para cumprir exigência | Fixado pela norma local; no RCPJ do Rio de Janeiro, 30 dias | Normas do cartório e da corregedoria estadual |
| 180 dias | Prazo para retirar os documentos em papel após registro ou nota devolutiva | Art. 121, § 2º, da Lei 6.015/1973 |
| 3 anos | Prazo para anular a constituição da pessoa jurídica por defeito do ato, contado da publicação da inscrição | Art. 45, parágrafo único, do Código Civil |
O último prazo da tabela mostra por que o registro não é mera burocracia: um estatuto registrado com defeito fica exposto a ação de anulação por três anos.
Depois do registro: CNPJ e alterações futuras
Com a certidão de registro em mãos, a associação pode se inscrever no CNPJ. A Receita Federal cadastra uma entidade que já existe, por isso a ordem não se inverte. O roteiro completo, com natureza jurídica, CNAE e documentos exigidos pela Receita, está no guia de CNPJ para associação sem fins lucrativos.
O RCPJ também continua na vida da entidade. O art. 45 do Código Civil manda averbar no registro todas as alterações por que passar o ato constitutivo. Troca de diretoria, mudança de sede e reforma estatutária seguem o mesmo cartório, com o mesmo tipo de conferência. Quando chegar a hora de mudar o texto, veja como alterar o estatuto social de uma associação sem gerar nova rodada de exigências.
Perguntas frequentes
Quanto tempo demora o registro do estatuto no cartório?
Depende do cartório e da qualidade da documentação. Os prazos dos atos do RCPJ são contados em dias úteis, conforme o art. 9º, § 1º, da Lei 6.015/1973, e o prazo de análise é definido pelas normas de cada corregedoria estadual. O que mais atrasa, na prática, é a nota devolutiva: cada volta ao cartório para corrigir documento acrescenta dias ao processo. Pergunte no protocolo qual é o prazo de análise daquele cartório.
Preciso de advogado para registrar o estatuto?
Em regra, sim. O art. 1º, § 2º, da Lei 8.906/1994 exige que atos constitutivos de pessoas jurídicas sejam visados por advogado para serem admitidos a registro, sob pena de nulidade, e o cartório costuma conferir o nome e o número da OAB no documento. O advogado não precisa ter redigido o estatuto, mas precisa revisar e assinar o visto.
Dá para registrar o estatuto pela internet?
Dá, desde que o documento seja eletrônico de verdade. O art. 121 da Lei 6.015/1973 admite a apresentação em meio eletrônico, e o Provimento CNJ 149/2023 organiza o envio pelas centrais eletrônicas de cada estado, com assinatura por certificado digital ICP-Brasil, salvo norma que admita outra forma. Se algum signatário assinou só no papel, o caminho é o protocolo presencial.
Quantas vias do estatuto levar ao RCPJ?
Pela lei, uma. O art. 121 da Lei 6.015/1973, com a redação da Lei 14.382/2022, prevê que o registro é feito com base em uma via do estatuto, em papel ou em meio eletrônico. Alguns cartórios ainda pedem cópias adicionais para devolver com a chancela de registro, então confirme a instrução do seu RCPJ antes de imprimir.
O que acontece se a associação funcionar sem registrar o estatuto?
Ela não existe como pessoa jurídica. O art. 45 do Código Civil condiciona a existência legal à inscrição do ato constitutivo, e sem ela não há CNPJ, conta bancária em nome da entidade nem patrimônio separado. Quem assina contratos e recebe dinheiro em nome do grupo, em regra, age em nome próprio e costuma responder pessoalmente pelas obrigações.
Em qual cartório registrar uma associação?
No Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, e não na Junta Comercial, que é o registro das empresas. O art. 114, I, da Lei 6.015/1973 atribui ao RCPJ a inscrição dos estatutos das associações e fundações. Em regra, o registro é feito no RCPJ da comarca onde fica a sede declarada no estatuto.
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